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できることから無理なくスタート
プライバシーマーク認証取得を目指し、個人情報保護の取組みを始めるには、まず、保有するすべての個人情報をリストアップし、「どのようなルールで個人情報を保護するのか」を決める必要があります。
ここでのポイントは、「無理なく実施できること」を基本にルールづくりをすることです。
いかに効果的に見えるルールであっても継続できなければ安全性は高まりません。
また、プライバシーマークではルール運用に無理があった場合、変更には所定の手続きが必要になりますので、無暗なルール改変は望ましくありません。
私たちのコンサルティングでは、まず最低限必要なルールをご提案したうえ、必要に応じてそれらを追加・精査していきます。そうすることで、セキュリティのボトムアップを図りつつ、事業活動にフィットした等身大の「継続できる」ルールづくりを行います。
運用する文書は合理的でコンパクト
プライバシーマークでは、全ての取組みを文書で管理することが求められます。
ここで運用する文書は、実施事項を定め、記録するためだけでなく、全ての手順のガイドラインの役割も果たします。
この文書がしっかりと精査されていなければ、個人情報保護活動が場当たり的になり、無駄な文書が増える、手順が複雑化するなど、プライバシーマークの取り組みに大きな支障をきたす可能性があります。
私たちのコンサルティングでは、特にこのことに注意を払い、「実施すること」に対して、過不足なく、コンパクトで分かりやすい文書をご提案します。
更新申請はコンサルタント不要
プライバシーマークの運用を継続するためには、認証取得が完了した後も、2年ごとに更新申請をする必要があります。
更新申請については、あらためてコンサルタントに依頼される事業者様もありますが、この方法ではコストが余計にかかってしまうだけでなく、ご担当者様の文書作成スキルが育たないという問題があります。
私たちのコンサルティングでは、プライバシーマークの認証取得時に必要なノウハウは全てお教えし、更新申請を自社で行える体制を構築します。
また、初回更新申請までの2年間のスケジュールをお渡ししますので、無理なく取組みを進め、スムーズに更新手続きに移っていただくことができます。